Email Policy

Email Policy für Studierende
Jeden Tag empfange ich eine Vielzahl von Emails die ich in der Regel zeitnah und zuverlässig bearbeite. Leider erhalte ich auch eine große Menge Studierenden-Emails, die aus meiner Sicht unnötig sind und deren Beantwortung Zeit kostet, die ich lieber in sinnvollere Tätigkeiten investiere. Von daher habe ich folgende Email Policy aufgesetzt, an die Sie denken sollten, wenn Sie mir Emails schicken.

Reaktionszeit
Ich beantworte Ihre Email gerne und zügig. Dies gilt für Werktage, sofern ich nicht in Urlaub oder auf Dienstreise bin.
Emails, die ich NICHT beantworte
Wenn Sie von mir keine zeitnahe Antwort erhalten, liegt dies zu 99,9% an Ihrer Email. Denken Sie bitte kurz nach und fragen sich „Warum?“
Fragen per Email, die ich z.B. nicht beantworte:

• wenn diese nicht von Ihrem Account der FH Aachen kommen (ich weiß nicht ob philip92@gmx.de tatsächlich ein FH-Studierender ist)
• wenn Sie über Ilias verschickt werden (Sender ist dann please-do-not-reply-to-this-email@dvz.fh-aachen.de; nutzen Sie einen passenden Email-Client für Ihren Hochschulaccount)
• die Google oder die angegebene Literatur in fünf Minuten beantwortet
• die Ihre Kommilitonen genauso beantworten könnten
• deren Antworten in den Folien / im Aushang stehen oder in der Vorlesung gesagt wurden
• die z.B. freitagabends, samstags oder sonntags für Montagmorgen gestellt werden
• die komplett auf eine akzebtable Form oder Rechtschreibung verzichten

Wenn Sie keine Antwort erhalten, aber trotzdem meinen, eine berechtigte Frage gestellt zu haben, machen Sie einen Termin für meine Sprechstunde.

Formales
Email ist nicht WhatsApp, von daher sollten Sie grundsätzliche formale Regeln einhalten

• Anschreiben: zumindest bei der ersten Email eines Dialogs sollten Sie eine Anrede benutzen. Bei den Professorinnen oder Professoren ist ein "Sehr geehrte(r) Frau/Herr Prof. ..." nie falsch. Bei mir ist ein "Hallo Herr Elsen" aber auch in Ordnung.
• Wenn Ihr Dozent eine lockerere Anrede in der Antwort benutzt oder diese gar weglässt, können Sie sich in diesem Dialog entsprechend anpassen.
• Rechtschreibung: Gilt auch für Emails, inklusive Groß und Kleinschreibung.
• Grammatik und Zeichensetzung: Auch diese sollten in Emails richtig sein.

Sonstiges
Zeitnahe Antworten auf Ihre Fragen sind für Sie angenehm, dürfen aber nicht automatisch erwartet werden.  Eine Reaktionszeit von zwei bis drei Werktagen sollten Sie dem Empfänger einer Email zugestehen (auch wenn es häufig schneller geht).  Also warten Sie mit Nachfragen bitte drei oder mehr Werktage ab.

Wenn Sie eine dringende Frage haben, die tatsächlich nur ich beantworten kann, dann sollten Sie von Beginn an alternative Kommunikationskanäle nutzen.

Telefon: ist ein gutes Mittel, sofort eine Antwort zu bekommen oder einen Termin zu vereinbaren. Die meisten Dozenten sind zwischen 8 Uhr und 17 Uhr "im Job", d.h. in diesem Zeitraum können Sie es telefonisch versuchen (auch mehrmals über den Tag verteilt, wir sitzen nicht den ganzen Tag neben dem Telefon).

Persönlich ansprechen: das kann im Büro des Dozenten (bitte anklopfen und auf Antwort warten), auf dem Flur oder auch am Rande einer Veranstaltung sein. Rechnen Sie damit, dass ein Dozent nicht immer sofort für Sie Zeit hat (auch wir haben Termine oder andere wichtige Dinge, denen wir Priorität geben wollen).

Nutzen Sie Campus: hier steht, wann die Dozenten wo in einer Lehrveranstaltung sind. Heißt: Anrufen zu diesem Zeitpunkt macht wenig Sinn, auch nicht, im Büro vorbeizuschauen. Allerdings erwischen Sie Dozenten nach einer Veranstaltung oft am Hörsaal.

Quelle: www.fh-aachen.de/menschen/schuba/email-policy