Digitale Transformation

Um eine agile, transparente und leistungsfähige Verwaltung umzusetzen, müssen analoge und teils dezentrale Abläufe optimiert und digitalisiert werden.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) und das eGovernmentgesetz NRW (eGovG NRW) geben den Hochschulen gesetzliche Rahmenbedingungen, um das Thema Verwaltungsdigitalisierung umzusetzen. Aus diesem Rahmen heraus begleiten und entwickeln wir in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, dem Prozessmanagement, den Projektkoordinator:innen und den System- und Fachadministrator:innen Digitalisierungsprojekte an der FH Aachen.

Zur besseren Organisation der zentralen (z.B. Personaldezernat) und dezentralen Organisationseinheiten (z.B. Fachbereiche) hat sich die FH Aachen als Aufgabe gesetzt, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Dieses zentrale System soll die revisionssichere Ablage von Akten und Dokumenten ermöglichen. Seit Anfang 2023 haben wir die Federführung bei Einführung und Betrieb des DMS übernommen.

In separaten Teilprojekten sollen die einzelnen Prozesse der unterschiedlichen Fachabteilungen digitalisiert werden. Dazu erheben wir den IST-Stand der aktuellen Prozesse, Zuständigkeiten sowie Informationsflüsse und entwickeln auf dieser Basis zusammen mit den Fachabteilungen und Mitarbeiter:innen Soll-Prozesse, die das volle Potential der digitalen Systeme ausnutzen.