E-Mail - allgemeine Hinweise

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Hinweise zu E-Mail

  • Nutzen Sie immer die aktuelle Version Ihres E-Mail-Clients und dessen Sicherheitseinstellungen.
  • Gehen Sie sorgfältig mit Ihrem Passwort um. (regelmäßige Änderung und Geheimhaltung).
  • Geben Sie in E-Mails nie Passwörter, PINs, TANs, Kreditkartendaten u.ä. an, auch nicht, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
  • Achten Sie auf einen aktualisierten Viren-Scannern, der auf Ihrem lokalem System aktiv ist.

E-Mail Policy

Konventionen zum Dateiversand

Nicht erlaubte Anhänge sind zur Zeit die Dateien (*.exe;*.pif;*.src;*.scr) und Archive, die einen solchen Inhalt aufweisen.

  • Um dennoch eine solche Datei versenden zu können, benennen diese Beispielsweise so um:
    • calc.exe -> calc.exe2

Einstellungen

  • Nutzen Sie für Änderungen immer die Seite: services.fh-aachen.de
  • Bitte halten Sie die folgenden Passwortkonventionen ein
    • Länge mindestens 9 Zeichen
    • Kombination aus min 3 Zahlen 2 Großbuchstaben und 4 weiteren Ziffern.

Versand

  • Versehen Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden mit einem aussagekräftigen Betreff (Subject).
  • Stellen Sie sicher, dass der Empfänger weiß, wer der Absender ist, fügen Sie Ihrer Mail Ihre Kontaktinformation (Anschrift, Tel./Fax-Nr., E-Mail-Adresse) bei.
  • Täuschen Sie niemals einen falschen Absender vor.
  • Versenden Sie niemals E-Mail, deren Inhalt rechtlich fragwürdig ist. (Diskriminierung, Belästigung, Beleidigung, Drohung usw.)
  • Unverschlüsselte Mail ist im Internet nicht vor Abhören durch Unbefugte geschützt. Senden Sie sensible Daten und Inhalt nie unverschlüsselt.
  • Verändern Sie den Inhalt einer Nachricht nicht, wenn Sie diese weiterleiten. Sollte trotzdem die Notwendigkeit bestehen, bitten Sie den Autor um Erlaubnis.
  • Verfassen Sie E-Mails als einfache Textnachrichten. Vermeiden Sie E-Mails im HTML-Format, es könnte zur Verbreitung schädlicher Software verwendet werden.
  • Verschicken Sie nur Dateien mit einer E-Mail, wenn der Empfänger diese auch empfangen und korrekt interpretieren kann. Ausführbare Dateien und Dateien, die Macros enthalten könnten, sollten vermieden werden. (bzw. werden teilweise zentral blockiert. Siehe Tab "E-Mail-Policy")
  • Beachten Sie, daß E-Mail im Normalfall zur Übermittlung von kurzen Textnachrichten dient. Große Dateianhänge belasten den E-Mailserver sehr stark und können unter Umständen nicht vom Empfängerkonto aufgenommen werden.

Empfang

  • Prüfen Sie Ihr Postfach regelmäßig auf neu eingegangene Nachrichten.
  • Ignorieren Sie Kettenbriefe.
  • Vergewissern Sie sich immer von der Echtheit des Absenders. Dies gilt insbesondere bei E-Mails mit Dateianhängen und Internet-Links.
  • Beachten Sie den Spam-Mechanismus (Kennzeichnung **** SPAM ****) und löschen Sie eintreffende Mail mit Spam-Verdacht umgehend, sofern der Inhalt für Sie keine Bedeutung hat.
  • Ignorieren Sie offensichtliche Falschmeldungen.
  • Misstrauen ist besser als Neugier, von Zweifelhaftem Abstand nehmen.
  • Sorgen Sie bei längerer Abwesenheit (Urlaub) dafür, dass der Absender über den Verbleib seiner E-Mail informiert wird.
  • Ein E-Mail-Postfach ist meistens in der Größe beschränkt. Sorgen Sie deshalb dafür, daß genug Speicherplatz für eingehende Nachrichten vorhanden ist. (Einen Überblick über die Auslastung des Mailkontos finden Sie in der OWA)
  • Halten Sie Ornung, schaffen Sie Übersichtlichkeit in Ihrem E-Mail- Postfach, dann verringern Sie die Gefahr, Mails zu übersehen.
  • Senden Sie fälschlicherweise (z.B. Tippfehler in E-Mailadresse) erhaltene Mails immer an den Absender mit entsprechendem Hinweis zurück

Hinweise zur E-Mail-Sicherheit

E-Mails werden normalerweise im Klartext im Internet/Netz übertragen. Es handelt sich hierbei um keine geschützte Verbindung. Dies gilt auch für Verbindungen zum Webmailer.

Bei Nutzung der OWA (Outlook Web App) wird eine verschlüsselte (geschützte) Verbindung hergestellt. Dies erkennen Sie u.a. an dem https in der Adresse: https://mail.fh-aachen.de. In den Seiteninformationen wird das Zertifikat der Fachhochschule Aachen angezeigt.

Danach haben Sie eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung zum Webmailer. Um sicherzustellen, dass eine E-Mail Ihnen persönlich zugeordnet werden kann und auch um eine E-Mail zu verschlüsseln, sollten Sie ein spezielles Zertifikat verwenden. Hierzu sollten Sie ein extern verwaltetes Zertifikat benutzen.

Eine E-Mail zu zertifizieren bedeutet, dass diese Mail nicht gefälscht und Ihnen zugeordnet werden kann.
Eine E-Mail zu zertifizieren und zu verschlüsseln bedeutet, dass diese vom Sender bis zum Empfänger durchgängig geschützt ist.