Outlook 2010
Konto verbinden
Hintergrund
Um mit Outlook auf Ihre Mail zuzugreifen, müssen Sie Outlook mit dem Exchange Server verbinden.
Schritt 1
Stellen Sie sicher das Outlook geschlossen ist, eine Konfiguration eines neuen Exchange Kontos ist sonst nicht möglich.
Starten Sie Ihre Systemsteuerung, in dem Sie auf den „Windows Start Button“ klicken und dort auf „Systemsteuerung“.
Schritt 2
Falls Ihre „Anzeige“ noch standardmäßig auf „Kategorie“ gestellt ist, wechseln Sie diese zu „Große Symbole“, in dem Sie auf „Kategorie“ klicken und in der Auswahl auf „Große Symbole“.
Schritt 3
Klicken Sie nun auf den Punk „E-Mail“.
Schritt 4
Betätigen Sie die Schaltfläche „E-Mail Konten“.
Schritt 5
Klicken Sie nun auf „Neu“.
Schritt 6
Tragen Sie Ihren Namen, Ihre Email-Adresse und Ihr Passwort ein. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".
Nachdem der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, klicken Sie auf "Fertigstellen".
Schritt 7
- Geben Sie in das obere Feld Ihre FH-Kennung mit dem Zusatz @ad.fh-aachen.de ein (In unserem Fall mm1234a@ad.fh-aachen.de). In das untere Feld Ihr persönliches Passwort .
- Setzen Sie den Haken bei „Anmeldedaten speichern“.
- Bestätigen Sie mit „OK“.
Eventuell muss Outlook anschließend neu gestartet werden.
Konto entfernen
Hintergrund
Vor dem Einrichten einer neuen Verbindung mit Outlook löscht man die nicht mehr benötigten Verbindungen.
Schritt 1
Starten Sie Outlook und wählen Sie im Menü „Datei“ den Punkt „Informationen - Kontoeinstellungen“ und dort den Eintrag „Kontoeinstellungen“.
Schritt 2
In diesem Fenster sehen Sie alle vorhandenen E-Mail Konten.
Schritt 3
Markieren Sie das zu löschende Konto und drücken Sie dann auf die Schaltfläche „Entfernen“.
Schritt 4
Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit „Ja“, um Ihr Konto zu entfernen.
Schritt 5
Ihr Konto wurde erfolgreich entfernt.
Datensicherung
Hintergrund
Grundsätzlich ist das Sichern von Daten ein wichtiger Vorgang. Vor allen Dingen, bevor Sie Änderungen an Ihrem System durchführen. Eine Sicherung ist eine vorbeugende Maßnahme, die vor Datenverlust schützt.
Schritt 1
Starten Sie Outlook und wählen Sie im Menü „Datei“ den Punkt „Informationen - Kontoeinstellungen“ und dort den Eintrag „Kontoeinstellungen“.
Schritt 2
In diesem Fenster wählen Sie den Reiter „Datendateien“.
Schritt 3
Hier sehen Sie all Ihre Archive. Wählen Sie das zu sichernde Archiv aus.
Schritt 4
Klicken Sie auf „Dateispeicherort öffnen“.
Schritt 5
Der Explorer öffnet sich und zeigt Ihnen den Speicherort, wo sich Ihre Archiv-Dateien befinden.
Bevor Sie nun fortfahren diese Dateien einzeln zu sichern, müssen Sie Outlook schließen, da es sonst zu einem Zugriffskonflikt kommt.
Hinweis
Kopieren Sie Ihre Outlook Dateien auf einen externen Datenträger. (Hierzu zählen z.B. USB-Sticks, externe Festplatten oder ähnliches.)
Schritt 6
Stellen Sie sicher das Outlook geschlossen ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu sichernde Datei. Im Kontextmenü wählen Sie „Kopieren“.
Schritt 7
Wählen Sie nun im Explorer das Ziel aus, zu dem Sie Ihre Daten kopieren wollen.
(In unserem Fall das externe Laufwerk „F:“ mit dem Namen „Backup“.)
Schritt 8
Klicken Sie an eine freie Stelle auf der rechten Seite des Explorers mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt „Einfügen“.
Schritt 9
Ihre Datei wird nun auf den gewünschten Speicherort kopiert. Wiederholen Sie die Schritte1-9, bis Sie alle Daten gesichert haben.
Archive anlegen
Hintergrund
Archive werden zu Datenauslagerung Ihres Postfaches genutzt. Dies ist Sinnvoll um E-Mails übersichtlich zu verwalten und die Datenlast auf dem E-Mail Server zu reduzieren.
Bitte beachten Sie, dass Archive lokal gespeichert werden. Für die Datensicherung der Archive sind Sie selbst verantwortlich, da diese lokal auf Ihrem System liegen.
Schritt 1
Starten Sie Outlook und wählen Sie im Menü „Datei“ den Punkt „Informationen - Kontoeinstellungen“ und dort den Eintrag „Kontoeinstellungen“.
Schritt 2
In diesem Fenster wählen Sie den Reiter „Datendateien“.
Schritt 3
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Schritt 4
Es öffnet sich der Explorer, wo Sie den Speicherort für Ihre neue Archivdatei wählen.
Schritt 5
Überlegen Sie sich einen passenden Namen (in unserem Fall „Archiv Outlook 2008-2010“) und klicken Sie auf „OK“.
Schritt 6
Sie sind nun wieder im vorherigen Fenster wo Ihr neues Archiv angezeigt wird.
Klicken Sie auf „Schließen“ um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Schritt 7
Ihr neues Archiv wird Ihnen links in der Übersicht angezeigt.
Mails & Archive verwalten
Hintergrund
Ein neu erstelltes Archiv enthält nur die Ordner „Gelöschte Elemente“ und „Suchordner“. Um eine bessere Übersicht zu erhalten werden Archive in Unterordner unterteilt.
Schritt 1
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Archiv. In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie den Eintrag „Neuer Ordner“.
Schritt 2
In dem neuen Fenster geben Sie einen Namen für den zu erstellenden Unterordner ein.
(Tipp: In der Praxis hat es sich als Vorteil herausgestellt, wenn Sie in Ihrem Archiv die gleiche Ordnerstruktur verwenden, die Sie auch im Postfach haben, d.h. Posteingang, Gesendete Elemente usw..) Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“.
Schritt 3
Um sich Ihre Ordnerstruktur anzeigen zu lassen, klicken Sie einfach auf den Pfeil neben dem Namen Ihres Archives.
Schritt 4
Erstellen Sie alle benötigten Ordner, indem Sie Schritt2 und Schritt3 so oft wiederholen wie notwendig.
Schritt 5
Um E-Mails in Ihr Archiv zu verschieben müssen Sie diese markieren.
(Tipp - Seitenweise markieren: Drücken Sie die erste Mail mit einem Linksklick an, danach drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Shift-Taste[Großschreibtaste] und klicken mit der linken Maustaste die letzte Mail, die markiert werden soll, an.)
(Tipp - mehrere Mails einzeln markieren: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste Mails an, jede angeklickte Mail wird markiert.)
Schritt 6
Klicken mit der rechten Maustaste auf eine markierte Mail und wählen Sie in dem Kontextmenü den Eintrag „Verschieben“.
Schritt 7
Unter „Verschieben“ wählen Sie den Eintrag „In anderen Ordner“.
Schritt 8
Ein Fenster mit dem Namen „Elemente verschieben“ wird geöffnet. Navigieren Sie zu dem gewünschten Ziel und bestätigen mit „OK“. Ihre E-Mails werden dann in den ausgewählten Ordner verschoben.
Schritt 9
Kontrollieren Sie den Vorgang in dem Sie auf den Ordner im Archiv klicken, in den Sie die Mails verschoben haben und schauen Sie nach ob Sie Ihre Elemente wiederfinden.
Kalender freigeben
Hintergrund
Sie können Kalenderinformationen mit anderen Personen gemeinsam nutzen. In Outlook können nur Kalender für andere Nutzer innerhalb der gleichen Domäne freigegeben werden. Falls Sie Ihren Kalender für Personen außerhalb der eigenen Domäne freigeben möchten, müssen Sie die Kalenderfreigabe mit Hilfe der Outlook Web App einrichten.
Schritt 1
Öffnen Sie die Kalenderansicht und klicken Sie im Register "Start" auf "Kalender freigeben".
Schritt 2
Wählen Sie nun die Person aus, die Zugriff auf Ihren Kalender erhalten soll.
- Tragen Sie den Empfänger ein.
- Stellen Sie sicher, dass vor "Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners berechtigen" ein Haken gesetzt ist. HINWEIS: Um Kalender für Personen außerhalb ihrer Organisation freizugeben, müssen Sie die Freigabe im Webbrowser über die Outlook Web App einstellen. (Siehe Anleitung OWA Berechtigungen)
- Wählen Sie optional aus, dass Sie eine Berechtigung zum Anzeigen des Kalenders des Empfängers anfordern möchten.
- Unter "Details" können Sie zwischen "Nur Verfügbar", "Eingeschränkte Details" und "Alle Details" wählen.
- "Nur Verfügbar": Nur "Gebucht" oder "Frei" wird angezeigt.
- "Eingeschränkte Details": Verfügbarkeit und Betreff werden angezeigt.
- "Alle Details": Es werden alle Details angezeigt.
- Abschließend senden Sie die Freigabe mit einem Klick auf "Senden". Bestätigen Sie die Rückfrage mit "Ja".
freigegebenen Kalender öffnen
Hintergrund
In Outlook können Sie den Kalender einer anderen Person öffnen, wenn Ihnen diese Person die entsprechenden Berechtigungen erteilt hat.
Schritt 1
Öffnen Sie die Kalenderansicht, klicken Sie im Register "Start" auf "Kalender öffnen" und anschließend auf "Freigegebenen Kalender öffnen...".
Schritt 2
Geben Sie den Namen der Person ein, dessen Kalender Sie öffnen möchten. Anschließend finden Sie den Kalender unter den "Freigegebenen Kalendern".
DFN-PKI LDAP Verzeichnis
Hintergrund
Die DFN-PKI bietet einen öffentlichen LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Verzeichnisdienst an, in dem alle Nutzerzertifikate der DFN PKI zu finden sind, auch der FH Aachen. Dieses LDAP-Verzeichnis können Sie in Ihrem E-Mail-Client einbinden. Dadurch können Sie Personen und die zugehörigen Zertifikate innerhalb der DFN-PKI finden und verschlüsselte E-Mails senden. Bitte beachten Sie, dass im LDAP-Verzeichnis der DFN-PKI nur die Zertifikate von Personen zu finden sind, die der Veröffentlichung zugestimmt haben.
Mittels eines LDAP-Browsers können Sie das DFN-PKI Verzeichnis auch direkt durchsuchen:
- Hostname: ldap.pca.dfn.de
- Port: 389 (auch mit SSL) bzw. bei LDAPS 636
- Basis-DN: o=DFN-Verein, c=DE
Im Folgenden wird die Konfiguration des E-Mail-Clients für die Integration des DFN-PKI LDAP Verzeichnisdienstes beschrieben.
Schritt 1
Starten Sie Outlook und wählen Sie in der Registerkarte "Datei" den Punkt "Informationen" aus. Klicken Sie dort auf den Eintrag "Kontoeinstellungen" und anschließend auf "Kontoeinstellungen..."
Schritt 2
Klicken Sie auf den Tab "Adressbücher" und darin auf "Neu..".
Schritt 3
Wählen Sie als Verzeichnis- oder Adressbuchtyp "Internetverzeichnisdienst (LDAP)" aus und klicken Sie anschließend auf "Weiter".
Schritt 4
Geben Sie als Servernamen
- ldap.pca.dfn.de
ein und klicken Sie auf "Weitere Einstellungen...". Nun erschent eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass Outlook nach der Konfiguration neu gestartet werden muss.
Schritt 5
Tragen Sie im Tab "Verbindungen" folgendes ein:
- Anzeigename: ldcap.pca.dfn.de
- Anschluss: 636
- Wählen Sie "Secure Sockets Layer verwenden" aus.
Schritt 6
Tragen Sie im Tab "Suche" folgendes unter "Suchbasis" ein und klicken Sie anschließend auf "Weiter":
- O=DFN-Verein,C=DE
Schritt 7
Klicken Sie auf "Fertig stellen", um die Kontoeinrichtung abzuschließen.
Schritt 8
In den Kontoeinstellungen wird im Tab "Adressbücher" das hinzugefügte LDAP Verzeichnis angezeigt. Klicken Sie auf "Schließen" und starten Sie Outlook neu.
Schritt 9
Im Adressbuch kann nun im LDAP Verzeichnis nach Peronen und Adressen gesucht werden. Outlook bietet Ihnen sehr umfangreiche Suchoptionen an, wenn Sie auf "Erweiterte Suche" klicken.
Schritt 10
Um eine verschlüsselte E-Mail zu verschicken, wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail unter "Kategorien" "Sicherheitseinstellungen" und dort "Nachrichten und Anlagen verschlüsseln" aus.
