Outlook 2013/16
Konto verbinden
Schritt 1
Wenn Sie Outlook das erste Mal starten, erscheint eine Abfrage:
"Wollen Sie Outlook benutzen, um ein E-Mail-Konto einzubinden? " Diese Abfrage mit Ja beantworten.
Schritt 2
Tragen Sie Ihren Namen, Ihre Email-Adresse und Ihr Passwort ein. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".
Schritt 3
Wenn sich das Fenster "Windows-Sicherheit" öffnet, klicken Sie in diesem auf die Option "Anderes Konto verwenden".
- Geben Sie nun in das obere Feld Ihre FH-Kennung mit dem Zusatz @ad.fh-aachen.de ein (In unserem Fall mm1234a@ad.fh-aachen.de). In das untere Ihr persönliches Passwort .
- Setzen Sie den Haken bei „Anmeldedaten speichern“.
- Bestätigen Sie mit „OK“.
Nachdem der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, klicken Sie auf "Fertigstellen".
Danach können Sie Outlook starten.
Konto entfernen
Hintergrund
Vor dem Einrichten einer neuen Verbindung mit Outlook löscht man die nicht mehr benötigten Verbindungen.
Schritt 1
Starten Sie Outlook und wählen Sie im Menü „Datei“ den Punkt „Informationen - Kontoeinstellungen“ und dort den Eintrag „Kontoeinstellungen“.
Schritt 2
Markieren Sie das zu löschende Konto und drücken Sie dann auf die Schaltfläche „Entfernen“.
Schritt 3
Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit „Ja“, um Ihr Konto zu entfernen.
Datensicherung
Hintergrund
Grundsätzlich ist das Sichern von Daten ein wichtiger Vorgang. Vor allen Dingen, bevor Sie Änderungen an Ihrem System durchführen. Eine Sicherung ist eine vorbeugende Maßnahme, die vor Datenverlust schützt.
Schritt 1
Starten Sie Outlook und wählen Sie im Menü „Datei“ den Punkt „Informationen - Kontoeinstellungen“ und dort den Eintrag „Kontoeinstellungen“.
Schritt 2
In diesem Fenster wählen Sie den Reiter „Datendateien“.
Wählen Sie das zu sichernde Archiv aus und klicken Sie auf "Dateispeicherort öffnen".
Schritt 3
Der Explorer öffnet sich und zeigt Ihnen den Speicherort, wo sich Ihre Archiv-Dateien befinden.
Bevor Sie nun fortfahren diese Dateien einzeln zu sichern, müssen Sie Outlook schließen, da es sonst zu einem Zugriffskonflikt kommt.
Hinweis
Kopieren Sie Ihre Outlook Dateien auf einen externen Datenträger. (Hierzu zählen z.B. USB-Sticks, externe Festplatten oder ähnliches.)
Schritt 4
Stellen Sie sicher das Outlook geschlossen ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu sichernde Datei. Im Kontextmenü wählen Sie „Kopieren“.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu sichernde Datei. Im Kontextmenü wählen Sie "Kopieren".
Wählen Sie nun das Ziel aus, zu dem Sie Ihre Daten kopieren wollen und fügen Sie sie dort ein. Wiederholen Sie die Schritte, bis Sie alle Daten gesichert haben.
Archive anlegen
Hintergrund
Archive werden zu Datenauslagerung Ihres Postfaches genutzt. Dies ist sinnvoll, um E-Mails übersichtlich zu verwalten und die Datenlast auf dem E-Mail Server zu reduzieren.
Bitte beachten Sie, dass Archive lokal auf Ihrem aktuellen PC gespeichert werden. Für die Datensicherung der Archive sind Sie selbst verantwortlich, da diese lokal auf Ihrem System liegen.
Schritt 1Starten Sie Outlook und wählen Sie im Menü „Datei“ den Punkt „Informationen - Kontoeinstellungen“ und dort den Eintrag „Kontoeinstellungen“. |
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Schritt 2In diesem Fenster wählen Sie den Reiter „Datendateien“. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen". |
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Schritt 3Überlegen Sie sich einen passenden Namen (in unserem Fall „Archiv Outlook 2008-2010“) und klicken Sie auf „OK“. |
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Schritt 4Sie sind nun wieder im vorherigen Fenster wo Ihr neues Archiv angezeigt wird. |
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Schritt 5Ihr neues Archiv wird Ihnen links in der Übersicht angezeigt. |
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Schritt 6Wählen Sie in Ihrem Posteingang durch Markieren die Mails aus, die in diesen Ordner verschoben werden sollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Markierung an und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Verschieben" und "In anderen Ordner" und wählen als Zielordner die eben angelegte Archivdatei aus. | TIPP: Zunächst mit einer einzelnen Datei das Verschieben üben, und danach nicht zu große Mengen an Mails gleichzeitig verschieben, damit bei einem Programmabbruch keine Mails verloren gehen. |
Mails & Archive verwalten
Hintergrund
Ein neu erstelltes Archiv enthält nur die Ordner „Gelöschte Elemente“ und „Suchordner“. Um eine bessere Übersicht zu erhalten werden Archive in Unterordner unterteilt.
Schritt 1
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Archiv. In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie den Eintrag „Neuer Ordner“.
Schritt 2
In dem neuen Fenster geben Sie einen Namen für den zu erstellenden Unterordner ein.
(Tipp: In der Praxis hat es sich als Vorteil herausgestellt, wenn Sie in Ihrem Archiv die gleiche Ordnerstruktur verwenden, die Sie auch im Postfach haben, d.h. Posteingang, Gesendete Elemente usw..) Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Enter“.
Schritt 3
Um E-Mails in Ihr Archiv zu verschieben müssen Sie diese markieren.
(Tipp - Seitenweise markieren: Drücken Sie die erste Mail mit einem Linksklick an, danach drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Shift-Taste[Großschreibtaste] und klicken mit der linken Maustaste die letzte Mail, die markiert werden soll, an.)
(Tipp - mehrere Mails einzeln markieren: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste Mails an, jede angeklickte Mail wird markiert.)
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine markierte Mail und wählen Sie in dem Kontextmenü den Eintrag "Verschieben".
Unter "Verschieben" wählen Sie den Eintrag "in anderen Ordner".
Schritt 4
Ein Fenster mit dem Namen „Elemente verschieben“ wird geöffnet. Navigieren Sie zu dem gewünschten Ziel und bestätigen mit „OK“. Ihre E-Mails werden dann in den ausgewählten Ordner verschoben.
Kalender freigeben
Hintergrund
Sie können Kalenderinformationen mit anderen Personen gemeinsam nutzen. In Outlook können nur Kalender für andere Nutzer innerhalb der gleichen Domäne freigegeben werden.
Falls Sie Ihren Kalender für Personen außerhalb der eigenen Domäne freigeben möchten, müssen Sie die Kalenderfreigabe mit Hilfe der Outlook Web App (https://mail.fh-aachen.de) einrichten.
Variante 1 - Freigabe als Berechtigung
Um einen Kalender in Outlook freizugeben muss zuerst die entsprechende Berechtigung an den Empfänger vergeben werden. Dies kann folgender Maßen erfolgen:
- Klicken Sie Ihren Kalender in der linken Outlook-Spaltemit mit der rechten Maustaste an
- Wählen Sie "Eigenschaften"
- Wählen Sie "Berechtigungen"
- Wählen Sie "Hinzufügen"
- Folgendes Fenster sollte erscheinen:
- Schließlich fügen Sie den entsprechenden Empfänger mit den gewünschten Berechtigungen hinzu
Danach kann der Empfänger den Kalender über "Kalender öffnen" - "Aus Adressbuch" suchen, öffnen.
Variante 2 - Freigabe mit Freigabeeinladung
Schritt 1
Öffnen Sie die Kalenderansicht und klicken Sie im Register "Start" auf "Kalender freigeben".
Schritt 2
Wählen Sie nun die Person aus, die Zugriff auf Ihren Kalender erhalten soll.
- Tragen Sie den Empfänger ein.
- Stellen Sie sicher, dass vor "Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners berechtigen" ein Haken gesetzt ist.
HINWEIS: Um Kalender für Personen außerhalb ihrer Organisation freizugeben, müssen Sie die Freigabe im Webbrowser über die Outlook Web App einstellen. (Siehe Anleitung OWA Berechtigungen) - Wählen Sie optional aus, dass Sie eine Berechtigung zum Anzeigen des Kalenders des Empfängers anfordern möchten.
- Unter "Details" können Sie zwischen "Nur Verfügbar", "Eingeschränkte Details" und "Alle Details" wählen.
- "Nur Verfügbar": Nur "Gebucht" oder "Frei" wird angezeigt.
- "Eingeschränkte Details": Verfügbarkeit und Betreff werden angezeigt.
- "Alle Details": Es werden alle Details angezeigt.
- Abschließend senden Sie die Freigabe mit einem Klick auf "Senden". Bestätigen Sie die Rückfrage mit "Ja".
freigegebenen Kalender öffnen
Hintergrund
In Outlook können Sie den Kalender einer anderen Person öffnen, wenn Ihnen diese Person die entsprechenden Berechtigungen erteilt hat.
Schritt 1
Öffnen Sie die Kalenderansicht, klicken Sie im Register "Start" auf "Kalender öffnen" und anschließend auf "Freigegebenen Kalender öffnen...".
Schritt 2
Geben Sie den Namen der Person ein, dessen Kalender Sie öffnen möchten. Anschließend finden Sie den Kalender unter den "Freigegebenen Kalendern".
DFN-PKI LDAP Verzeichnis
Hintergrund
Die DFN-PKI bietet einen öffentlichen LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Verzeichnisdienst an, in dem alle Nutzerzertifikate der DFN PKI zu finden sind, auch der FH Aachen. Dieses LDAP-Verzeichnis können Sie in Ihrem E-Mail-Client einbinden. Dadurch können Sie Personen und die zugehörigen Zertifikate innerhalb der DFN-PKI finden und verschlüsselte E-Mails senden. Bitte beachten Sie, dass im LDAP-Verzeichnis der DFN-PKI nur die Zertifikate von Personen zu finden sind, die der Veröffentlichung zugestimmt haben.
Mittels eines LDAP-Browsers können Sie das DFN-PKI Verzeichnis auch direkt durchsuchen:
- Hostname: ldap.pca.dfn.de
- Port: 389 (auch mit SSL) bzw. bei LDAPS 636
- Basis-DN: o=DFN-Verein, c=DE
Im Folgenden wird die Konfiguration des E-Mail-Clients für die Integration des DFN-PKI LDAP Verzeichnisdienstes beschrieben.
Schritt 1
Starten Sie Outlook und wählen Sie in der Registerkarte "Datei" den Punkt "Kontoeinstellungen" und dort den Eintrag "Kontoeinstellungen..." aus.
Schritt 2
Klicken Sie auf den Tab "Adressbücher" und darin auf "Neu..".
Schritt 3
Wählen Sie als Verzeichnis- oder Adressbuchtyp "Internetverzeichnisdienst (LDAP)" aus und klicken Sie anschließend auf "Weiter".
Schritt 4
Geben Sie als Servernamen
- ldap.pca.dfn.de
ein und klicken Sie auf "Weitere Einstellungen...". Nun erschent eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass Outlook nach der Konfiguration neu gestartet werden muss.
Tragen Sie im Tab "Verbindungen" folgendes ein:
- Anzeigename: ldap.pca.dfn.de
- Anschluss: 636
- Wählen Sie "Secure Sockets Layer verwenden" aus.
Schritt 5
Tragen Sie im Tab "Suche" folgendes unter "Suchbasis" ein und klicken Sie anschließend auf "Weiter":
- O=DFN-Verein,C=DE
Schritt 6
Sie befinden sich nun wieder in den Kontoeinstellungen und im Tab "Adressbücher" wird das hinzugefügte LDAP Verzeichnis angezeigt. Klicken Sie auf "Schließen" und starten Sie Outlook neu.
Schritt 7
Im Adressbuch kann nun im LDAP Verzeichnis nach Personen und Adressen gesucht werden. Outlook bietet Ihnen sehr umfangreiche Suchoptionen an, wenn Sie auf "Erweiterte Suche" klicken.
Schritt 8
Um eine verschlüsselte E-Mail zu verschicken, wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail unter "Kategorien" "Sicherheitseinstellungen" und dort "Nachrichten und Anlagen verschlüsseln" aus.
