Mailman - Listen-Administration
Diese Anleitung beschreibt das Administratoren-Interface von Mailman und die Verwaltungsoptionen für Listenmitglieder. Für die Arbeit mit moderierten Mailinglisten beachten Sie bitte die Anleitung Listen-Moderation auf den Webseiten der Datenverarbeitungszentrale (DVZ).
Bitte bearbeiten Sie nur die Sektoren "Mitglieder-Verwaltung" aus dem Bereich Konfiguration und "Unbearbeitete Moderationsanträge bearbeiten" aus Administration Allgemein. Das Interface wird im Folgenden noch genauer erklärt.
Falls Sie Änderungen an anderen Listeneinstellungen wünschen, kontaktieren Sie bitte den Mailman-Support der DVZ unter:
Der Support führt gerne die Änderungen für Sie durch, sofern Sie technisch umsetzbar sind. Eigenständige Änderungen können die Funktionalität Ihrer gesamten Liste verhindern.
Login Administratoren-Interface
Das Interface lässt sich über folgenden Link in einem Webbrowser erreichen:
- https://list.noc.fh-aachen.de/mailman/admin/[Listenname]
Bitte ersetzen Sie den Platzhalter [Listenname] durch den Namen Ihrer Mailingliste.
Der Login erfolgt mit dem Administratorenpasswort und einem Klick auf „Sesam, öffne dich…“.
Aufbau Administratoren-Interface
Nach erfolgreichem Login erscheint das Administratoren Interface. Automatisch bei Start ausgewählt ist der Bereich „Allgemeine Optionen“.
Der Bereich Konfiguration bietet eine Übersicht der einzelnen Sektoren der Mailinglisten-Konfiguration, die jeweils über Links erreicht werden können.
Moderationsanträge, Seiteninformationen und Ähnliches können im Bereich Administration Allgemein aufgerufen werden.
Im Konfigurationsbereich werden alle möglichen Einstellungen des gerade aktiven Konfigurationssektors gelistet. Bei allen Einstellungen können über Links Informationen bzw. Hilfestellungen zu den Parametern aufgerufen werden.
Außerdem gibt es einen Button "Änderungen speichern" am Fuß der Seite, mit dem alle vorgenommenen Aktionen bestätigt werden müssen.
Das Administratoren-Interface kann man mit einem Klick auf den Link „Logout“ schließen. Beim nächsten Seitenaufruf muss das Administratorenpasswort erneut eingegeben werden.
Sektion Mitgliederverwaltung
Im Administratoren-Interface von Mailman gibt es den Bereich Mitglieder-Verwaltung. Dieser teilt sich in drei Untersektionen auf:
Standardmäßig ist bei Klick auf "Mitglieder-Verwaltung" direkt die Sektion Mitgliederliste aktiv. Tabellarisch werden dort alle Listenabonnenten mit ihren spezifischen Einstellungen gelistet. Es steht eine Suchmaske für sehr große Listen zur Verfügung, um direkt nach einem Mitglied suchen zu können.
Moderatoren und Administratoren werden nicht in dieser Mitgliederliste aufgeführt. Diese können Sie unter Sektion Allgemeine Optionen bei Bedarf nachlesen, führen Sie hier bitte keine eigenständigen Änderungen durch.
Neue Mitglieder eintragen bzw. abonnieren
Neue Listenmitglieder werden über die Sektion Eintragen/Abonnieren hinzugefügt. In diesem Bereich können Mitglieder sowohl händisch als auch mit Hilfe einer Datei-Import-Funktion hinzugefügt werden. Beachten Sie, dass die Datei im .csv-Format vorliegen muss. Ein Import von .xlsx- oder .txt-Dateien funktioniert nicht.
Schon beim Hinzufügen der Mitglieder kann festgelegt werden, wie die Mitgliederaufnahme durchgeführt werden soll:
- Benutzer „anmelden/Liste abonnieren“ oder nur „einladen“
- „Willkommengruß senden“ nein/ja
- „Besitzer über Neuanmeldungen informieren“ nein/ja
Bei verpflichtender Listenteilnahme, wie z.B. für bestimmte Praktika, empfiehlt sich die Einstellung „Abonnieren“, da das neue Mitglied so nicht erst selbstständig die Aufnahme bestätigen muss, sondern direkt als Mitglied behandelt wird. Mit der Option „Einladen“ wird das Mitglied erst durch eine Bestätigungsaktion vollständiges Listenmitglied.
Bei der Verwendung der Option „Willkommensgruß senden“ wird das neue Mitglied direkt über sein aktiviertes Abo per E-Mail informiert. Diese Funktion ist auch standardmäßig aktiviert. Moderatoren sollten ggf. den Listenbesitzer über Neueintragungen informieren und wählen deshalb zusätzlich die Option „Besitzer über Neuanmeldungen informieren“ aus.
Aktion: Mitglied einladen
Für Einladungen kann auch noch ein eigener Text in das untere Dialogfeld eingegeben werden.
Der händisch eingetragene Einladungstext wird den Standardtexten von Mailman vorangestellt. Die versendete Einladungs-E-Mail sieht dann wie folgt aus:
Das neue Mitglied kann seine Teilnahme entweder über den angegebenen Link bestätigen oder eine Antwortnachricht an die Liste senden, wie im E-Mail Text beschrieben. Wenn die Einladung nicht angenommen werden soll, braucht der Empfänger nicht aktiv zu werden.
Bei Aktivierung des Links aus der Einladung erscheint folgende Seite. Dort kann man die Mitgliedschaft bestätigen oder den Eintrag zurückziehen. Es kann auch noch der eigene Name bzw. Spitzname eingetragen werden.
Wenn sich das Mitglied eingetragen hat, erfolgt eine Bestätigung per E-Mail und durch eine Weiterleitung auf eine neue Seite.
Bestätigungs-E-Mail:
Bestätigungs-Webseite mit Link auf Mitgliedschaftsseite:
Arbeiten mit der Mitgliederliste
Im Administrator-Interface hat sich durch die Einladung des Mitgliedes und dessen Aktionen auch die Eintragung in der Mitgliederliste geändert. Nach bestätigter Einladung erscheint das neue Mitglied jetzt in der Mitgliederliste. In der Tabelle unter Mitglieder-Adresse/Mitgliedsname erscheint der Name, der auf der Bestätigungsseite vom neuen Mitglied eingetragen wurde.
Erklärung zu den einzelnen Spalten:
- Austragen: Abonnement des Mitglieds beenden
- Moderiert: Nachrichten des Mitglieds müssen von einem Moderator freigegeben werden (Standard: neue Mitglieder werden moderiert)
- Verstecken: Die Emailadresse ist für andere Mitglieder unsichtbar
- Keine Nachricht (mit Grund):
- U – vom Mitglied deaktiviert
- A – vom Administrator deaktiviert
- B – unzustellbar, von Mailman deaktiviert
- ? – unbekannt oder alte Mailman Version
- Bestätigung: Sendebestätigung für das Mitglied aktiviert
- Keine eigenen: keine Nachrichten, wo Mitglied = Absender
- Keine Duplikate: keine Nachrichten, wo Mitglied = CC o.ä.
- Sammlung: 1x in der Woche werden alle Nachrichten der Liste zusammengestellt und so versandt (NICHT VERWENDEN!)
- Einfacher Text: keine HTML Darstellung von Nachrichteninhalten
- Sprache: gewählte Sprache des Mitglieds
ACHTUNG: Die Funktion Sammlung darf nicht verwendet werden und ist im Mailman geblockt. Bei gesammelten Nachrichten werden keine Userzertifikate mit übertragen. Nur beim Direktversand von neuen Nachrichten werden Userzertifikate korrekt mit an die Liste übermittelt. Falls die Funktion versehentlich doch aktiviert wird, erhält das betroffene Mitglied gar keine Nachrichten über diese Liste. Bei Empfangsproblemen ggf. die Funktion Sammlung überprüfen und unbedingt deaktivieren!
Für Änderungen den entsprechenden Haken in der Tabelle setzen und abschließend Aktionen mit „Änderungen speichern“ übernehmen. Auch der eingetragene Mitgliedsname kann editiert werden.
Massenaustragung von Mitgliedern
Genau wie für die (Massen-)Eintragung von Mitglieder gibt es unter "Mitglieder-Verwaltung" eine gleichwertige Sektion zum Austragen von Mitgliedern: Löschen/Austragen. Für die Verwendung einer Adress-Datei ist wieder das .csv-Format verpflichtend.
Standardmäßig wird keine Benachrichtigung für die Austragung versendet. Ist diese Funktion aber aktiviert worden, erhält das ehemalige Mitglied nun eine Nachricht mit dem Betreff: Sie haben die Mailingliste „Beispielliste“ abbestellt. Die E-Mail enthält keinen weiteren Text.